从采购流程优化角度避免质保期外超低报价的方法_行业相关_行业政策

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从采购流程优化角度避免质保期外超低报价的方法

发布时间：2024-12-12

需求调研阶段
- 精准定义采购需求：在采购流程的初始阶段，采购人应深入调研，精准确定采购货物或服务的实际需求。对于质保期内的服务内容，如维修响应时间、维修范围、零部件更换等细节进行详细规定，形成明确的需求文档。同时，明确界定质保期外服务不属于本次采购范围，避免模糊不清的表述导致投标人误解而对质保期外服务进行报价。例如，在采购办公电脑时，详细列出质保期内硬件故障维修、软件系统维护等服务要求，而对于质保期外的服务，注明将根据未来实际情况另行考虑。
- 考虑全生命周期成本：采购人除了关注采购价格外，还应考虑货物的全生命周期成本。在需求调研过程中，收集和分析同类产品或服务在整个使用周期内的成本数据，包括维护、升级、更换等费用。这有助于确定合理的采购预算和质保期内服务要求，减少因预算不合理而导致投标人通过质保期外报价来平衡成本的可能性。例如，对于大型机械设备采购，考虑设备在未来 5 - 10 年的运行维护成本，包括易损件更换频率和价格等，从而合理设置质保期内的服务保障内容。
招标文件编制阶段
- 明确报价范围和评审规则：在招标文件中，用清晰、明确的语言规定投标报价的范围仅限于采购标的和质保期内服务。例如，在招标文件的报价部分，设置专门的条款强调 “投标报价应涵盖采购货物清单中的所有产品及质保期内的全部服务费用，质保期外服务不在本次报价范围内”。同时，详细说明评审规则，明确表示质保期外技术支持服务不会作为评审因素，避免投标人进行质保期外超低报价以获取评审优势。
- 设置合理的质保期和服务标准：根据采购货物或服务的性质，设定合理的质保期时长和服务标准。质保期应与行业惯例和产品特点相符合，服务标准应具有可衡量性和可操作性。这样可以确保投标人在合理的范围内提供质保期内服务报价，减少通过质保期外报价来弥补成本的动机。例如，对于电子产品采购，根据其技术更新换代速度和易损程度，设定 1 - 3 年的质保期，并明确规定在质保期内提供免费上门维修、一定比例的零部件免费更换等服务标准。
招标过程管理阶段
- 加强对投标人的沟通和引导：在招标过程中，采购人或招标代理机构应加强与投标人的沟通。对于投标人关于报价范围和质保期外服务的疑问，及时、准确地给予答复，避免投标人因误解而进行不必要的质保期外报价。可以通过组织线上或线下的答疑会、发布常见问题解答文档等方式，确保投标人清楚了解采购要求。例如，在招标平台上设立专门的答疑板块，对于投标人提出的 “是否需要对质保期外服务进行报价” 等问题，明确回复不需要。
- 严格审查投标文件：在收到投标文件后，评标委员会或招标代理机构应严格按照招标文件的要求进行审查。对于包含质保期外服务报价的投标文件，要求投标人进行澄清或修正。如果投标人无法按照要求进行处理，应按照招标文件规定将其视为不符合要求的投标文件。这样可以有效防止质保期外超低报价进入评标环节，维护招标的公正性。例如，在审查过程中，发现有投标人在投标文件中包含了质保期外服务报价，通知投标人在规定时间内删除该部分内容，否则将对其投标文件进行扣分或否决处理。
合同签订与执行阶段
- 明确合同条款：在合同签订阶段，将质保期内服务内容、质量标准、费用等条款明确写入合同。同时，强调质保期外服务另行协商，不在本合同约定范围内。合同条款应具有法律效力，能够有效约束供应商在质保期内提供合格的服务。例如，在合同中详细列出质保期内供应商的维修义务、维修时间限制、违约责任等内容，对于质保期外服务，注明 “质保期结束后，如需供应商提供服务，双方应根据市场价格和实际需求另行签订服务合同”。
- 跟踪合同执行情况：在合同执行过程中，采购人应定期对供应商的服务质量进行跟踪和评估。确保供应商按照合同约定提供质保期内服务，对于出现的问题及时要求整改。通过有效的合同执行监督，减少供应商通过不正当手段（如质保期外超低报价）获取合同后在质保期内服务质量下降的风险。例如，建立服务质量评估机制，定期收集用户对供应商服务的反馈意见，对供应商的服务质量进行打分，根据分数情况决定是否继续合作或采取相应的奖惩措施。

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